Se rendre à la mairie japonaise est une tâche ennuyeuse mais obligatoire lorsque vous vivez au Japon. La plupart du temps, il est possible de se débrouiller avec un niveau de japonais plutôt basique mais, il est toujours mieux de se préparer à l’avance avec un peu de vocabulaire souvent utilisé à la mairie japonaise. Même si vous habitez dans un quartier où il y a déjà un bon nombre d’étrangers, ne vous attendez pas à ce que les employés de la mairie puisse automatiquement parler votre langue.

Reprenons ici plusieurs raisons vous poussant à devoir fréquenter la mairie de votre quartier, ou, 区役所 (kuyakusho), ainsi que quelques phrases utiles en japonais que vous pourrez garder en tête.

S’inscrire à une nouvelle adresse

Votre premier passage à la mairie japonaise sera certainement afin de vous inscrire à votre nouvelle adresse. Il s’agit d’une des premières choses à faire après votre arrivée au Japon et cela doit être fait dans les 14 jours après avoir trouvé votre lieu de résidence permanent. Cela reste assez simple mais votre vie sera plus facile si vous vous rendez à la mairie de votre quartier en connaissant déjà le bon vocabulaire japonais.

Emportez avec vous votre carte de résident (在留カード zairyuu kaado) et votre passeport et rendez-vous à la mairie japonaise de votre quartier. Il vous faudra vous rendre au département des enregistrements des résidents ou, Resident Registry Section (戸籍住民課 koseki jūminka).

Sur place, remplissez un formulaire de déménagement de résident ou, resident moving form (住民異動届 jumin ido todoke). Voici quelques mots pour vous aider:

異動日 idōbi
Date du changement d’adresse -càd la date où vous avez emménagé.

届出日 todokedebi
Date de notification -càd la date à laquelle vous vous inscrivez

氏名 shimei
Nom -càd votre nom comme il est inscrit exactement sur votre carte de résident en commençant par le nom de famille.

連絡先 renrakusaki
Informations de contact

電話番号 denwa bango
Numéro de téléphone

自宅 jitaku
Maison -entourez cette mention s’il s’agit de votre numéro de téléphone fixe

携帯 keitai
Téléphone portable -entourez cette mention s’il s’agit de votre numéro de téléphone portable

新住所 shin jūsho
Nouvelle adresse -découvrez ici comment lire et écrire les adresses au Japon.

世帯主 setai nushi
Chef de ménage -écrivez votre propre nom ici si vous emménagez seul. Si vous emménagez avec d’autres personnes, écrivez le nom du chef de famille.

旧住所 kyū jūsho
Adresse précédente -si vous venez de l’étranger, vous pouvez simplement y écrire le nom de votre pays (en katakana si possible)

本人 honnin
La personne en question -càd vous-même si c’est bien vous qui remplissez le formulaire. Vous devez normalement entourer cette mention afin d’indiquer que vous êtes la personne qui déménage.

異動した人全員 idō shita hito zenin
Personnes ayant déménagé -écrivez votre nom une fois de plus ici. Si vous connaissez les katakana, écrivez votre nom en katakana dans le petit encadré étroit où il est écrit フリガナ.

生年月日 seinen gappi
Anniversaire -écrivez d’abord l’année 年, le mois 月et enfin le jour 日.

西暦 seireki
Ere commune -càd le calendrier de l’ouest. Entourez cette mention lorsque vous remplissez des dates.

性別 seibetsu
Sexe -entourez 男 otoko pour homme and 女 onna pour femme.

続柄 tsudzukigara
Lien de parenté -écrivez ici 本人 afin de démontrer que la personne emménageant est également la personne remplissant le formulaire d’inscription.

Remplissez le formulaire du mieux que vous pouvez et prenez ensuite un numéro pour faire la file. Lorsque ce sera à votre tour, donnez le formulaire à l’employé au guichet ainsi que votre carte de résident et votre passeport.

Chaque mairie de quartier est différente avec leur méthode pour communiquer avec les étrangers. Certains employés parleront un peu anglais, tandis que d’autres ne le parleront pas mais auront un document en plusieurs langues vous informant des éventuelles questions qu’ils auraient à vous poser. Nous vous conseillons d’être patients, polis et aussi serviables que possible.

Assurance santé Japon

Souscrire à une assurance santé

Tout résident du Japon doit être couvert soit par l’Assurance Santé Nationale du Japon (国民健康保険 kokumin kenkō hoken) soit par l’Assurance Santé du Travailleur (健康保険 kenkō hoken). Ce dernier vous est offert par votre employeur si celui-ci offre ce genre de couverture. Si c’est le cas, c’est l’employeur qui s’occupera de cela pour vous.

Si vous optez pour l’Assurance Santé Nationale, il est préférable de vous y inscrire lors de passage à la mairie japonaise lors de votre enregistrement d’adresse. Pour procéder, rendez-vous au département d’Assurance Santé Nationale (国民健康保険課 kokumin kenkō hokenka) de votre mairie de quartier.

Une fois sur place, vous pourrez dire:

国民健康保険に加入をしたいです。
Kokumin kenkō hoken ni kanyū o shitai desu
Je souhaiterais m’inscrire à l’Assurance Santé Nationale.

Il vous faudra alors remplir un formulaire semblable à celui que vous avez reçu lors de votre enregistrement d’adresse.

Une fois le document reçu, un employé vous expliquera probablement comment payer vos primes d’assurance (保険料 hoken ryō). La mairie vous enverra des factures à payer mensuellement (la date d’échéance sera inscrite sur chaque facture). Vous pourrez payer celles-ci dans les épiceries supérettes konbini. Vous recevrez également par la poste votre carte d’assurance santé (保険証 hokenshō) qu’il vous faudra montrer en cas de visite dans une clinique, un hôpital ou une pharmacie.

Lisez-ici notre article sur l’assurance santé au Japon afin de mieux comprendre comment fonctionne le système.

Souscrire à une pension

Une autre obligation légale pour les résidents du Japon est de souscrire à un plan de pension. Il existe deux types de pensions: celui pour les employés d’entreprises à temps plein (厚生年金 kōsei nenkin) et la Pension Nationale (国民年金 kokumin nenkin). Si vous vous inscrivez à la Pension Nationale, il vous faudra alors vous rendre au département des pensions de la mairie (年金係 nenkinkakari).

Tout comme pour l’assurance santé, vous pourrez dire:

国民年金に加入をしたいです。
Kokumin nenkin ni kanyū o shitai desu
Je souhaiterais m’inscrire pour la Pension Nationale.

Notez que si vous êtes étudiant et que vous ne travaillez pas ou que vous percevez des revenus faibles, vous pouvez demander une dispense afin de ne pas devoir vous inscrire à un plan de pension. Nous vous recommandons de procéder via une personne pouvant vous aider parler japonais pour faire ceci, tel qu’un membre de staff de votre école par exemple.

Pour mieux comprendre le système de la Pension Nationale au Japon, rendez-vous sur notre article à ce sujet.

moving house moving boxes

Changer de quartier

Au moment de déménager, il vous faudra vous rendre une nouvelle fois à la mairie japonaise afin de leur signaler votre départ. C’est là que les phrases apprises précédemment vous seront utiles. Utilisez-les lorsque vous déménagez mais aussi afin de donner votre nouvelle adresse que celle-ci soit au Japon ou à l’étranger si vous quittez le pays.

Habituellement, le formulaire à remplir sera le même que celui reçu lorsque vous aviez emménagé mais, il se peut que certaines mairies de quartier possèdent un document séparé spécifique pour les déménagements. Lisez-en plus dans notre article ici.

Voici quelques phrases utiles que vous pouvez dire en cas de besoin:

違う区に引っ越しますので転出届けをしたいです。
Chigau ku ni hikkoshimasu node, tenshutsu todoke o shitai desu.
Je change de quartier et je souhaiterais remplir un formulaire de notification de déménagement.

Ou, si vous quittez le Japon:

日本から引っ越しますので転出届けをしたいです。
Nihon kara hikkoshimasu node, tenshutsu todoke o shitai desu.
Je quitte le Japon et souhaiterais remplir un formulaire de notification de déménagement.

Il vous faudra également annuler votre assurance santé au département des assurances:

日本から引っ越しますので国民健康保険を脱退をしたいです。
Nihon kara hikkoshimasu node, kokumin kenkō hoken o dattai o shitai desu.
Je quitte le Japon et souhaiterais annuler mon assurance santé.

Ou, si vous changez de quartier:

違う区に引っ越しますので国民健康保険を脱退をしたいです。
Chigau ku ni hikkoshimasu node, kokumin kenkō hoken o dattai o shitai desu.
Je change de quartier et souhaiterais annuler mon assurance santé.

Si vous quittez le Japon et que vous payiez des cotisations pour la Pension Nationale, vous serez alors automatiquement disqualifié de ce plan pension une fois le formulaire de notification de déménagement sera rendu.

N’oubliez pas de récupérer votre certificat de résidence (住民票 jūminhyō) afin d’avoir une preuve que vous avez bien déménagé. Si vous quittez le Japon et avez besoin d’une preuve pour vos cotisations de pension, le certificat de résidence sera l’un de ceux dont vous aurez besoin. Vous en aurez également besoin si vous changez de quartier car il s’agit d’un des documents à rendre lors de votre enregistrement à votre nouvelle mairie de quartier.

Enregistrer votre sceau personnel

Ceci n’est d’application que s’il est vraiment nécessaire pour vous de posséder votre propre inkan 印鑑 à utiliser à la place de votre propre signature. Ceux-ci sont largement utilisés au Japon pour de raisons juridiques d’importance. Ceci dit, pour la plus grande partie des situations quotidiennes, une signature fera l’affaire.

Si vous souhaitez enregistrer votre sceau personnel, il vous faudra remplir un formulaire d’enregistrement de sceau (inkan tōroku 印鑑登録) à la mairie de quartier. Votre inkan doit être le même que votre nom légal inscrit sur votre passeport ou sur votre carte de résident. Vous ne pourrez donc pas enregistrer un inkan avec un kanji à moins d’en avoir dans votre nom légal.

Selon le quartier, il se peut que vous receviez une carte que vous utiliserez pour imprimer votre certificat de sceau (inkan shōmeisho 印鑑証明書) via une machine automatisée. Le cas échéant, vous recevrez une carte d’enregistrement de sceau que vous pourrez utiliser pour recevoir votre certificat en échange d’une petite somme à régler à chaque utilisation.

En faisant preuve d’un peu de patience et grâce à quelques phrases de japonais basique à utiliser à la mairie japonaise, vous deviez être entièrement capable d’arriver à vos fins sans trop de soucis. Pour en savoir plus de ce que vous pouvez faire à la mairie de votre quartier, rendez-vous sur notre article à ce sujet.

Si vous souhaitez apprendre des bases solides en japonais, pourquoi ne pas vous inscrire à notre cours de japonais débutant de 12 semaines? Vous pouvez suivre le cours en ligne et votre apprentissage se fera par l’une des meilleures écoles de langues de Tokyo: Akamonkai. Lisez-en plus sur notre site.

Pour d’autres articles pouvant vous aider avec des phrases utiles en japonais, rendez-vous sur notre blog.