Ça y est, vous êtes arrivé au Japon, avez emménagé dans votre nouveau chez-vous et commencez à vous faire des amis, mais il vous reste un obstacle à franchir : une visite à votre mairie d’arrondissement au Japon. Il s’agit d’une étape importante dans votre voyage, et l’un des plus grands défis que vous allez affronter dans le cadre de votre vie quotidienne au Japon, même pour une personne parlant japonais ! Loin d’être impossible, nous sommes là pour vous guider. Vous en sortirez vivants et plus sage par la suite.

Qu’est-ce que c’est, et comment s’y retrouver

La mairie d’arrondissement, ou kuyakusho (区役所), est semblable à un bureau de conseil ou un bureau gouvernemental régional. Comme dans de nombreux pays, leurs fonctions sont multiples : enregistrement d’adresse, de naissance, de décès, de mariage, payer des comptes, se renseigner, etc.

La mairie d’arrondissement au Japon diffère selon chaque arrondissement selon la taille de l’endroit, et est généralement divisée en sections. Lorsqu’on visite pour la première fois, il est souvent nécessaire de se rendre au comptoir des renseignements, où un employé pourra vous pointer dans la bonne direction. Chaque service est offert par un comptoir différent, donc soyez prêt à visiter plus d’un endroit pendant votre visite à la mairie.

Il est important de se rappeler que certaines mairies fonctionnent entièrement en japonais. Même l’anglais peut être difficilement accessible. C’est pourquoi il existe habituellement un système pour guider les pauvres étrangers qui basculent dans la mairie : qu’il s’agisse de directives écrites en anglais ou de traducteurs disponibles au téléphone, certains endroits offrent également des bénévoles bilingues japonais-anglais qui peuvent aider à traduire sur place. Assurez-vous d’être préparé, et bien sûr, patience et politesse sont de mise.

formulaire d'enregistrement d'adresse

Services offerts

Enregistrement d’adresse

La raison principale de visiter la mairie d’arrondissement est d’enregistrer votre adresse à votre emménagement. Ceci doit être fait lors des premiers 14 jours suivant votre arrivée au Japon. Il vous faudra remplir un formulaire avec vos renseignements personnels et votre nouvelle adresse. Ce formulaire sera traité, puis votre adresse sera indiquée à l’arrière de votre carte de résidence.

Si vous déménagez, il vous faudra visiter votre mairie pour mettre votre adresse à jour. Si vous déménagez hors de votre arrondissement, il faudra tout d’abord visiter votre mairie actuelle pour les mettre au courant et obtenir un certificat de départ. Une fois à votre nouvelle mairie pour enregistrer votre adresse, il vous faudra le présenter pour compléter la procédure.

Les taxes

Il vous faudra probablement payer une taxe de résidence après avoir emménagé dans votre nouveau logement au Japon, et c’est aussi un service couvert par la mairie. Le montant prend en compte votre lieu de résidence au 1er janvier et il s’agit d’un pourcentage fixe qu’on calcule selon votre revenu de l’année précédente au Japon. Il vous faudra remplir une déclaration de ce revenu entre février et mars chaque année à la mairie.

Formulaire d'inscription à l'assurance maladie

Assurance santé nationale

Selon vos circonstances, il vous faudra peut-être vous inscrire au régime d’assurance santé japonais. Si vous n’êtes pas couvert par une autre assurance comme celle d’un employeur, il vous faudra remplir ces démarches à la mairie d’arrondissement au Japon. Au moment de votre enregistrement d’adresse, on vous indiquera probablement le département de l’assurance santé. Le processus sera semblable à celui d’enregistrement d’adresse, soit remplir des formulaires et présenter votre carte Zairyū.

Vous recevrez par la suite une carte d’assurance santé que vous devrez présenter aux employés d’une clinique ou d’un hôpital pour recevoir des soins. On vous donnera également des papiers de paiement sur lesquels sera affiché le montant de votre cotisation mensuelle. Payer ce montant signifie que vous ne paierez que 30 % des coûts encourus plutôt que le montant complet. Les paiements sont calculés en fonction du revenu de l’année précédente, donc pour de nouveaux résidents, les tarifs seront bas.

Tout comme votre adresse, il vous faudra avertir le département adéquat de votre changement d’arrondissement, car ces paiements varient selon l’arrondissement.

My Number

Un autre enregistrement à faire à son arrivée est celui de My Number. Bien que non-obligatoire, consultez notre guide sur My Number pour apprendre pourquoi il peut être bon de s’enregistrer. Le formulaire peut être rempli chez soi, mais il vous est possible de consulter la mairie pour obtenir de l’aide ou si vous avez des questions sur le processus.

Enregistrement des sceaux

Comme vous le savez peut-être, au Japon on utilise souvent des sceaux ou tampons pour signer ou autoriser des documents plutôt qu’une signature. Bien que certaines banques et autres organismes vous laisseront utiliser une signature, il peut être avisé de vous procurer votre propre sceau. Après l’avoir obtenu en magasin, il vous faudra l’enregistrer et, vous l’aurez deviné, c’est à la mairie d’arrondissement que ça se passe ! Le département approprié peut être celui de l’enregistrement familial ou celui des résidences selon la mairie, mais il vous faudra à tout le moins emmener votre sceau et votre carte de résidence avec vous.

Enregistrements généraux

L’une des fonctions principales des mairies est en effet les enregistrements. Si vous avez la chance de vous marier ou d’avoir un enfant au Japon, il vous faudra aussi enregistrer ces événements à la mairie.

Support

Selon la taille de votre mairie d’arrondissement au Japon, de nombreux services d’appui au quotidien vous seront disponibles. À souligner, des services d’aide au travail sont souvent fournis, par exemple trouver un emploi ou vous aider à vous préparer aux entretiens d’embauche. Malheureusement, ces services ne sont souvent offerts qu’en japonais, donc ça vaut la peine de faire quelques recherches sur le site Web de votre mairie avant d’y faire une visite.

Conseils

Recevoir des conseils n’est pas nécessairement la première chose qui vient à l’esprit lorsqu’on pense à une mairie, et pourtant ! Chaque mairie offre des services différents, mais la plupart d’entre elles offrent des renseignements très utiles sur la vie au Japon. De nombreuses mairies offriront une liste de leçons de japonais en groupes, un complément plus relaxe à vos cours de japonais normaux. D’autres mairies offrent une liste de clubs et de groupes d’activité difficiles à trouver autrement. D’un côté plus sérieux, elles offriront aussi des conseils de préventions aux désastres et d’autres renseignements utiles en cas de situation de crise. En plus de ces renseignements, vous pourrez aussi trouver les détails des endroits locaux comme les bibliothèques, les centres sportifs, les parcs, et autres.

De nombreuses démarches obligatoires requièrent une visite à la mairie d’arrondissement au Japon, mais celles-ci offrent aussi des ressources précieuses pour vous aider à profiter de votre séjour au Japon. Pourquoi pas y faire une visite et découvrir de nouveaux aspects de votre quartier ?

Pour en connaître plus sur le Japon, suivez les dernières publication du blog de Go! Go! Nihon.

Traduction française par Catherine Dame

Article original ici