Behördengänge gehören selbst in Deutschland nicht zu den freudigsten Ereignissen, aber auch in Japan musst du manchmal zum Rathaus gehen, um bürokratische Angelegenheiten zu erledigen. Das ist nicht immer ganz einfach und selbst, wenn du sehr gut Japanisch sprechen kannst, können dort Schwierigkeiten auftreten. Hier erklären wir dir, welche Sachen Rathäuser in Japan erledigen können und was du dafür tun musst.

Was erledigen Rathäuser in Japan?

Rathäuser bzw. Bezirksämter in Japan – auf Japanisch 区役所 (kuyakusho), auf Englisch Ward Office genannt – sind die Verwaltungsämter der einzelnen Bezirke in Japan. In Deutschland sind diese zum Beispiel mit der Stadtverwaltung vergleichbar. Sie erfüllen zahlreiche Aufgaben, unter anderem die Registrierung von Wohnanschriften, die Erfassung von Eheschließungen, Geburten und Todesfällen, die Zahlung von Rechnungen und Steuern und vieles mehr.

Natürlich hängt die Größe und der Aufbau vom jeweiligen Bezirk ab, allerdings sind die meisten Rathäuser in Japan in verschiedene Abteilungen aufgeteilt. Bei deinem ersten Besuch dort solltest du dich daher am Informationsschalter informieren, wo du was finden kannst. Wenn du mehrere Dinge auf einmal erledigen möchtest, kann es sein, dass du verschiedene Bereiche besuchen musst, weil vieles strikt von einander getrennt ist.

Sei dir auf jeden Fall vorher bewusst, dass die meisten Mitarbeiter der Verwaltung nur Japanisch sprechen. In größeren Städten gibt es allerdings inzwischen teils englischsprachige Informationen und Formulare. Manche Büros bieten einen Übersetzungsservice am Telefon an und, wenn du viel Glück hast, sind sogar Freiwillige vor Ort, die dir bei Übersetzungen und dem Ausfüllen von Formularen helfen. Bereite dich trotzdem schon einmal auf die Situation vor und bleibe geduldig.

Was kannst du in Rathäuser erledigen?

Adresse registrieren und ändern

Einer der ersten Gründe, warum du in Japan ein Rathaus besuchen musst, ist um deine Wohnanschrift zu registrieren. Dies muss innerhalb von 14 Tagen nach deiner Ankunft in Japan geschehen. Im Rathaus musst du ein Formular mit deinen Daten ausfüllen (Name, Geburtsdatum, neue Anschrift, …). Diese werden dann registriert und die neue Adresse auf deine Aufenthaltskarte übertragen.

Auch wenn du innerhalb Japans umziehst, musst du dies im Rathaus melden. Wenn du in eine andere Stadt / Stadtteil ziehst, musst du dich bei deinem aktuellen Rathaus abmelden. Du erhältst darüber ein Zertifikat, welches du bei der Registrierung im neuen Amt mit vorlegen musst. Auch wenn du Japan verlässt, solltest du dein Rathaus ein paar Tage vorher darüber informieren.

Steuern

Wenn du in Japan lebst und arbeitest, kann es sein, dass du Steuern bezahlen musst. Auch dies klärst du beim Rathaus. Die Höhe der Steuer wird aufgrund deines Wohnsitzes am 1. Januar berechnet und ist ein bestimmter Prozentsatz deines Einkommens des Vorjahres in Japan. Zur Prüfung musst du jedes Jahre einen Einkommenserklärung beim Rathaus einrechen, meist zwischen Februar und März.

Nationale Krankenversicherung

Wenn du keine anderweitige Krankenversicherung über einen Arbeitgeber, eine Universität oder eine Auslandskrankenversicherung hast, musst du dich in der nationalen Krankenversicherung anmelden. Auch dies kannst du im Bezirksamt tun. Meist wirst du schon bei der Anmeldung deiner Adresse danach gefragt und auch die Prozedur mit den Formularen ist ähnlich.

Nach deiner Anmeldung erhältst du eine Versicherungskarte, welche du bei einem Arztbesuch in Japan vorzeigen musst, damit dir nur 30% der Arztkosten angerechnet werden. Die restlichen Kosten übernimmt die Versicherung. Um die nationale Krankenversicherung zu bezahlen, erhältst du bei der Anmeldung Zahlscheine, die meist monatlich beglichen werden müssen. Auch hier wird die Höhe am Einkommen des Vorjahres ermittelt. Wenn du also gerade erst in Japan angekommen bist, ist die Versicherung im ersten Jahr nicht allzu teuer.

Genauso wie bei deiner Adressregistrierung musst du deiner Krankenversicherung einen Umzug melden, da die Zahlungen an das jeweilige Bezirksamt geleistet werden.

My Number System

Im Rathaus in Japan gibt es auch einen Bereich zur Anmeldung deiner My Number. Dabei handelt es sich um eine japanische Sozialversicherungsnummer, die jeder erhält, der in Japan wohnhaft ist – also auch Ausländer, die sich länger als drei Monate und nicht nur für touristische Zwecke in Japan aufhalten. Die My Number Card ist allerdings nicht für jeden Ausländer notwendig. Normalerweise bekommst du die Anmeldeunterlagen nach Registrierung deiner Adresse zugesandt, kannst dich aber im Bezirksamt weiter darüber informieren.

Stempel-Registrierung

In Japan wird oft zum Unterzeichnen von offiziellen Dokumenten ein Stempel, ein sogenannter Inkan (印鑑), genutzt. Obwohl viele Organisation inzwischen auch einfache Unterschriften akzeptieren, kann es z. B. sein, dass du zur Eröffnung eines japanischen Bankkontos einen Stempel benötigst. Wenn du deinen personalisierten Stempel besitzt, kannst du diesen im Rathaus als deinen registrieren lassen.

Allgemeine Registrierungen

Wie auch in Deutschland beschäftigen sich die Rathäuser in Japan mit Registrierungen von persönlichen Daten. Dazu gehören auch die Schließung von Ehen sowie die Registrierung von Geburten.

Unterstützung & Hinweise

Etwas besonderes, was du in vielen Rathäusern in Japan finden kannst, sind Abteilungen, die dich mit nützlichen Information zum Leben unterstützen. Die Bereiche hierfür können je nach Ort ziemlich unterschiedlich sein. So findest du dort beispielsweise Informationen über Japanisch-Lern-Gruppen, an denen du teilnehmen kannst. Außerdem gibt es Aushänge zu regionalen Clubs und Gruppen, die sonst etwas schwerer zu finden wären. Weiterhin bieten Rathäuser auch oft Information zur Katastrophenvorbereitung und mehr, allerdings sind diese oft nur auf Japanisch verfügbar.

Wie du siehst, bieten Rathäuser in Japan eine vielfältige Auswahl an Aufgaben, die du dort erledigen kannst, sie helfen dir aber auch bei der Bewältigung des Alltags in deinem neuem Wohnland weiter. Schau also regelmäßig dort vorbei, um auch über Neuigkeiten in deinem Wohngebiet informiert zu werden.