Du har anlänt till Japan, du har flyttat in i ditt nya hem, du har börjat träffa nya människor, men du har ett sista stort hinder att ta dig över. Att besöka ett kommunkontor i Japan (ungefär som ett stadshus i Sverige). Detta är en viktig sak att klara av och är en av de stora utmaningarna som du kommer stöta på när det gäller vardagslivet i Japan, även om du skulle vara flytande på japanska. Det är dock inte omöjligt och med lite guidning så kommer du klara det galant och känna dig stolt över din prestation.

Vad är det och vad finns där

Kommunkontor (ward office på engelska, eller 区役所 kuyakusho på japanska) är som ditt lokala adnimistriva stadshus. I likhet med andra länder så har det flera syften; registrering av boendeadress, födslar, dödsfall, äktenskap och du kan betala vissa räkningar, hitta information osv.

Kommunkontor i Japan är olika för varje avdelning beroende på områdets storlek men delas vanligtvis av flera sektioner och när du kommer för första gången måste du gå till huvudinformations- / registreringsdisken där personalen kommer att peka dig i rätt riktning. Varje tjänst har olika personal, så var beredd att besöka flera olika delar av kontoret under ditt besök.

Det är viktigt att komma ihåg att alla stadshus inte har flerspråkig personal (inklusive engelsktalande personal). Däremot kan de ha någon typ av hjälpmedel på plats. Oavsett om det är engelsk-översatta formulär eller översättare som finns tillgängliga via telefon, har vissa till och med frivillig personal i byggnaden som kan hjälpa till med översättningar. Kom ihåg att vara beredd och viktigast av allt vara artig och ha tålamod.

Vad kan du göra där?

Registrering av adress

Den viktigaste anledningen till att besöka stadshuset är att registrera din adress när du flyttar. Detta måste göras inom 14 dagar efter att du hittat en permanent plats att bo på. Du kommer behöva fylla i en form med dina personuppgifter och din nya adress. Detta kommer sen registreras och tryckas på baksidan av ditt Zairyū card (uppehållskort).

Vi rekommenderar starkt att du hittar ett långstidsboende (om du inte reda gjort det) och registrerar din adress så snart du anlänt till Japan.

Om du flyttar som kommer du behöva besöka ett kommunkontorför att uppdatera din adress. Om du flyttar till en annan stadsdel som en del av denna process måste du först besöka ditt nuvarande kommunkontor för att meddela dem. De kommer att utfärda ett lämningsbevis. När du går till ditt nya kommunkontor för att registrera din nya adress måste du ta den med dig som en del av processen.

Skatt

Du kommer sannolikt att behöva betala en bostadsskatt när du har flyttat till ditt nya hem i Japan och detta täcks också av stadshuset. Det beror på var du bor den 1 januari och är en fast procentsats och beräknas mot din inkomst från föregående år i Japan. Du måste göra en inkomstdeklaration mellan februari och mars varje år på kontoret.

Nationell sjukförsäkring

Beroende på din situation så kan du behöva ansöka om en Japansk sjukförsäkring. Om du inte reda täcks av andra försäkringar som exempelvis från din arbetsgivare så måste du göra detta vid kommunkontor i Japan. När du registrerar din adress är det mycket troligt att du sedan kommer skickas till Sjukgörsäkrings-avdelningen. Det är en likande process med blanketter som med ditt Zairyū card.

Du kommer att få ett sjukförsäkringskort som du behöver uppvisa för personalen när du går till doktorn eller till sjukhuset.
Du kommer också att få räkningar för att betala för försäkringen. Det är en räkning månadsvis och gör det möjligt för dig att när/om du behöver vård, endast betala 30% av den totala kostnaden istället för hela. Kostnaden för försäkringen beräknas på dina tidigare år av inkomst i Japan, så den kommer att vara låg för nya invånare.

Som med din adress måste du meddela lämplig avdelning när du flyttar mellan stadsdelar eftersom betalningar görs i förhållande till varje stadsdel.

My Number

Som med både ditt uppehållskort och din nationella sjukförsäkring kan du behöva registrera dig för ditt my-number kort. Även om det inte är obligatoriskt, kolla in vår guide till My Number för att förstå varför det kan vara värt att få ett. Du kommer att skickas ett formulär för att registrera dig efter att du har besökt stadshuset, sen kan du använda det lokala kontoret för support eller om du har frågor om processen.

Registrering av stämpel (signatur)

Som du kanske vet så använder folk vanligen stämplar för att signera eller godkänna dokument istället för en signatur. Vissa banker och organisationer kan låta dig använda en signatur, men det kan ändå vara värt att skaffa dig din alldeles egna stämpel. När du har fått din stämpel måste du registrera den, och du gissade rätt, detta görs på ditt kommunkontor. Det kommer antingen att vara familjeregistrerings-departementet eller invånar-departementet på kontoret men du komemr att behöva ta med dig din stämpel och ditt Zairyū card.

Generell registrering

Huvudfokusen ligger på bland annat registrering. Om du är lyckosam nog att gifta dig eller skaffa barn i Japan så kommer du även att behöva registrera detta på stadshuset.

Hjälp

Beroende på storleken på ditt lokala kommunkontor i Japan kommer det också att finnas flera supporttjänster tillgängliga för dig. Anmärkningsvärt är det sysselsättningsstöd som många kontor erbjuder. Oavsett om det är att söka jobb eller hjälp att förbereda för intervjuer. Tyvärr kan detta ofta bara vara tillgängligt på japanska, så det är värt att undersöka på ditt lokala kontors webbplats innan du åker.

Råd

Någonting du kanske inte väntar dig från ett stadshus är generella råd. Men du kommer att märka att varje kommunkontor har olika tjänster och flera av dem erbjuder användbar information om livet i Japan. Flera har en lista av lokala grupp-lektioner för japanska språket inlärning, en mer avslappnad inställning som är en grym komplettering till dina mer formella japanskalektioner. Andra har lokala klubbar och grupper som du annars inte skulle hittat så lätt. För att gå tillbaka till en allvarlig sida kommer de att ha råd om katastrofberedskap och annan användbar information för att se till att du vet vad du ska göra om något händer. Förutom dessa kommer de att ha information om lokala anläggningar som bibliotek, sportcenter, parker och så vidare.

Det finns mycket du behöver göra på ditt lokala kommunkontor i Japan men också mycket som du kanske inte har tänkt på som hjälper dig att bosätta dig i ditt nya liv i Japan. Gå ner dit snart och se vad du kan upptäcka om ditt lokala område.

Fortsätt följa vår Go! Go! Nihon blogg för fler användbara tips om livet i Japan.